Asistente ejecutiva
El Asistente Ejecutivo (EA) depende del Director Ejecutivo (CEO) de California FarmLink y gestiona los horarios y las comunicaciones del CEO y de los principales líderes ejecutivos. El Asistente Ejecutivo dirige la preparación de las reuniones trimestrales de la Junta Directiva, del Comité de la Junta Directiva y del Consejo Asesor de Agricultores y apoya al Director General en el desarrollo de la Junta Directiva. También apoya las tareas de Operaciones, incluidas las instalaciones y la administración de la oficina.
El éxito en el puesto de AE requerirá un profundo compromiso para trabajar en colaboración, cuidar las relaciones y promover la justicia racial en consonancia con la misión, la visión y los valores de California Farmlink. Como miembro valioso del personal de FarmLink, trabajará con otros para implementar los principios de diversidad, equidad e inclusión y el plan estratégico de la organización.
Apoyo a Directores Generales y Ejecutivos
- Colaborar con el Director General para apoyar las operaciones diarias de la organización.
- Facilitar la comunicación entre el Consejero Delegado, la Junta Directiva, el Equipo Directivo, los directivos y el personal.
- Mantener y gestionar el calendario del Director General.
- Coordinar los viajes del Director General y del equipo directivo.
- Gestionar la correspondencia del Director General para garantizar una comunicación oportuna, de alta calidad y estratégica.
- Asistir al Director de Comunicaciones y Filantropía en la elaboración de comunicaciones estratégicas del Director General utilizando herramientas de CRM.
Consejo de Administración
- Coordinar y preparar los materiales para los paquetes de la Junta Directiva, la logística, las reuniones de los comités y las reuniones del Consejo Consultivo de Agricultores.
- Facilitar la recopilación y organización de los informes del personal de la Junta Directiva.
- Asistir a las reuniones de la Junta Directiva, de los comités de la Junta Directiva y del Consejo Asesor de Agricultores, según sea necesario.
- Supervisar, registrar y archivar las decisiones, documentos, correspondencia, actas de reuniones y políticas del Consejo.
- Ayudar en el reclutamiento y desarrollo de los miembros de la Junta Directiva.
- Registrar y hacer un seguimiento de las medidas adoptadas en las reuniones del Consejo y de los comités.
- Mantener actualizados los datos de contacto, los perfiles y las certificaciones anuales de todos los miembros activos de la Junta Directiva.
- Desarrollar, actualizar y aplicar políticas y procedimientos.
- Actualizar y mantener el manual del Consejo y los formularios asociados.
Administración y gestión de oficinas
- Gestionar el almacenamiento y la conservación de documentos para el CEO y el COO.
- Supervisar el mantenimiento y la exactitud del calendario de la organización.
- Elaborar y mantener el calendario de conferencias de la organización.
- Organizar y coordinar eventos y reuniones para la organización.
- Desarrollar procesos eficientes y eficaces de compra y gestión de material de oficina en costo.
- Procesar el correo entrante y gestionar el buzón general de info@.
- Apoyar la gestión y el mantenimiento del sistema telefónico.
Operaciones/Instalaciones
- Supervisar el alquiler de espacio y equipos de oficina para garantizar que se dispone de los recursos adecuados.
- Garantizar el mantenimiento de un espacio de oficina suficiente y funcional.
- Colaborar con TI y el personal para mantener una capacidad adecuada de comunicaciones y tecnologías de la información.
- Garantizar que el personal y los programas dispongan del equipo necesario para funcionar con eficacia.
- Supervisar los contratos con consultores y proveedores de servicios según sea necesario.
Realización de proyectos especiales y otras tareas que se le asignen.
- Imprescindible dominio de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint).
- Gran capacidad de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para desarrollar y mantener una relación respetuosa con los miembros de la comunidad de FarmLink.
- Buen juicio, discreción y capacidad para manejar información confidencial.
- Altamente organizado, con capacidad para desenvolverse en un entorno dinámico y de ritmo rápido con prioridades cambiantes.
- Gran capacidad para realizar varias tareas a la vez, establecer prioridades y gestionar los plazos, incluso cuando hay interrupciones.
- Excelentes aptitudes de atención al cliente, con capacidad para ser empático y firme a la vez en las comunicaciones.
- Capacidad y deseo de trabajar de forma independiente.
Requisitos físicos:
- Frecuentemente sentado, tecleando, de pie y caminando.
- El trabajo puede implicar pasar mucho tiempo al teléfono o mantener reuniones individuales o en pequeños grupos.
- Puede ser necesario realizar presentaciones ocasionales ante grupos grandes (más de 20 personas).
- Se valorarán los conocimientos de español.
- Experiencia en el desarrollo y la aplicación de principios de DEI para fomentar un entorno de trabajo diverso e integrador.
Utilice la línea de asunto "Asistente ejecutivo" y envíe por correo electrónico una atenta carta de presentación en la que explique su interés por el puesto y la organización, junto con su currículum, a: humanresources@cafarmlink.org.
Nada de llamadas, por favor.
Publicado: 8/15/2024
California FarmLink ofrece un generoso plan de beneficios, incluyendo seguro médico después de 30-60 días (dependiendo de la fecha de inicio), contribución del empleador al plan de jubilación 403b, vacaciones pagadas, y un ambiente de trabajo familiar y flexible. California FarmLink mantiene un lugar de trabajo libre de drogas y es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Buscamos candidatos que representen la diversidad de las comunidades a las que servimos, y le animamos encarecidamente a que presente su candidatura.
California FarmLink invierte en la prosperidad y el bienestar de los agricultores, ganaderos y pescadores que tienen un acceso limitado a los recursos financieros. FarmLink imagina un sistema alimentario saludable en el que los agricultores y ganaderos tengan oportunidades para crear riqueza y conservar los recursos naturales. Nos esforzamos por lograr un acceso equitativo a las oportunidades, paisajes de trabajo resistentes, justicia y responsabilidad, y por aprender de los pequeños agricultores y ganaderos de todos los ámbitos de la vida. Como Institución Financiera de Desarrollo Comunitario (CDFI) 501(c)(3) sin ánimo de lucro, FarmLink ha establecido uno de los motores económicos más robustos del país para apoyar a los agricultores de color e invertir en el éxito de las pequeñas granjas, ranchos y empresas pesqueras de California.
FarmLink es una organización en crecimiento, de ritmo rápido, formada por profesionales enérgicos dedicados a lograr cambios en sus comunidades. Nos esforzamos por fomentar un lugar de trabajo colaborativo y orientado al trabajo en equipo que apoye enfoques innovadores y emprendedores para el desarrollo de pequeñas empresas. FarmLink busca personas inspiradas por la pasión por los temas de sostenibilidad, agricultura regenerativa y equidad social en la agricultura de California.
Creemos que para avanzar en la visión de un sistema alimentario y agrícola más inclusivo y equitativo, debemos esforzarnos igualmente por conseguir un entorno de trabajo diverso, equitativo e inclusivo que sea solidario, transparente y positivo. Valoramos la curiosidad, la comunicación abierta, la colaboración y el aprendizaje continuo entre nosotros y de los clientes a los que servimos. Cada nueva incorporación a nuestro equipo es una valiosa oportunidad de aportar nuevas perspectivas y enfoques para cumplir nuestra misión, y buscamos intencionadamente profesionales con experiencias vitales diversas que aporten nuevos puntos de vista para ayudar a mejorar nuestros servicios a la comunidad. Todos los miembros de la Junta Directiva y del personal acatan y practican nuestros Valores y Principios DEI en su trabajo diario.
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